Consejos para Soportar tus Costos y Gastos para tu Declaración del IR Anual 2023

Consejos para Soportar tus Costos y Gastos

 El próximo 29 de febrero vence el plazo para presentar la Declaración Anual del Impuesto sobre la Renta (IR), por ello que te compartimos algunos consejos recomendaciones y para soportar tus gastos que pueden ser de utilidad para empresa y/o emprendimiento inscrito en el régimen. general.

Los costos y gastos deducibles del Impuesto sobre la Renta (IR) son aquellos que se pueden restar de los ingresos para calcular la base imponible del impuesto. De esta forma, los contribuyentes pueden reducir su carga fiscal y pagar un impuesto justo.

En un proceso de fiscalización, una de las áreas en las que se enfoca la DGI es verificar que los costos y gastos declarados por los contribuyentes estén debidamente soportados, y que esos soportes cumplan con los requisitos que la norma tributaria señala.

A continuación, compartiremos los resultados de mi experiencia, estoy segura de que esta información será de mucha utilidad para aprovechar las deducciones permitidas por nuestra legislación tributaria:

1. Conocer qué es un Costo o Gasto Deducible

 Nuestro punto de partida es diferenciar un gasto contable de un gasto deducible para efectos del IR Anual. Posteriormente, comprender que ese gasto desde el punto de vista tributario debe estar soportado teniendo presente su vinculación a la fuente generadora de renta. Adicionalmente, es importante estar claro que para que un gasto sea deducible del Impuesto sobre la Renta, debe cumplir una serie de requisitos. En conclusión, un costo o gasto deducible debe contribuir a la generación y mantenimiento de la renta gravable, además de cumplir con los requisitos para su deducibilidad.

¿Sabías que una empresa puede llegar a ahorrar en el pago del IR con una gestión eficiente de sus gastos deducibles?

Al disminuir la base impositiva de este tributo mediante una buena administración financiera, las empresas cuentan con una herramienta de gran valor para pagar menos impuestos de manera legal y reducir sus costes operativos con la que, además, mejoran su rentabilidad y obtienen más recursos para reinvertirlos en su negocio.

Si bien es cierto que cada empresa y sector es diferente, lo cierto es que conocer los gastos fiscalmente deducibles a los que pueden acogerse y su funcionamiento son aspectos esenciales que les facilitan llevar las cuentas adecuadamente, optimizar la liquidez y tomar mejores decisiones financieras.

2. Conocer cuáles son los requisitos de la deducibilidad

Se considera deducible todo gasto que puede restarse de los beneficios de una actividad económica a la hora de pagar impuestos. Podrían considerarse, en cierto modo, como un descuento en los impuestos y tiene el objetivo de reconocer la necesidad de las empresas de invertir en la actividad económica.

Esta definición, implica una gran complejidad a la hora de llevarla a la práctica, ya que las empresas deben tener en cuenta los diferentes criterios establecidos. En este sentido y según la normativa actual, los contribuyentes deben tener en cuenta una serie de requisitos y limitaciones para evitar caer en sanciones y recargos fiscales.

Entre los principales requisitos podemos mencionar que los costos y gastos deben ser:

2.1      Reales

2.2      Generales

2.3      Normales

2.4      Necesarios

2.5      Respaldados

2.6      Registrados

2.7           Contar con la respectiva retención, cuando corresponda

3. Guardar todos los documentos soporte de gasto.

Consideramos que este consejo es uno de los más importante para que un gasto sea deducible, nos referimos al resguardo de los soportes del costo o gasto para que, al momento de una fiscalización, tú puedas demostrar que realmente lo has realizado. Para ello, es necesario conservar todos los documentos que sean válidos y que justifiquen el gasto, tales como facturas, contratos, listas de asistencia, tickets, recibos, etc.

Recuerda que, en materia tributaria, el que pretenda hacer valer sus derechos deberá probar los hechos constitutivos de los mismos.  En este sentido, si como contribuyente pretendes aplicar una deducción a la base  cálculo para determinar el impuesto a pagar, entonces tienes la carga de la prueba, es decir debes contar con los documentos que comprueban que el mondo deducido corresponden a gastos que cumplieron con sus requisitos, entre ellos el de estar soportados.

Es decir que no hay que incluir en la declaración de renta pagos que no estén debidamente soportados con los documentos que corresponden.

Si un contribuyente no tiene una factura por un pago realizado, generalmente se debe a que ese pago no es real, al menos en los casos de pagos por montos relevantes.

Es entendible que al contribuyente se le haya olvidado pedir una factura por algún pago menor, o que la haya perdido, pero que tenga pagos de varios millones de pesos sin factura es incomprensible e injustificable.

4. Conceptualizar el gasto en el documento soporte.

Una adecuada descripción del gasto en el que has incurrido te permitirá que el documento hable por sí mismo. Es esencial describir claramente el gasto que se has realizado para llevar a cabo determinada tarea o actividad. Por ejemplo, si realizaste una capacitación al Equipo de Ventas e incurriste en gastos de alquiler, alimentación y materiales didácticos entonces debes contar con cada una de las facturas que soportan las compras y se deben especificar la fecha, la descripción de los bienes adquiridos, el importe y el IVA, si procede. Esta información, servirá de insumo para que, al momento de su contabilización, el personal contable pueda expresarlo en la descripción del registro contable.

5. Definir una Estructura de Costos

Es recomendable que cuentes con una estructura de costos que te permita vincular o relacionar fácilmente determinados costos o gastos con una etapa del proceso productivo, de comercialización, o de la prestación de los servicios que ofertas. Es decir, debe haber una correspondencia del gasto en el que estás incurriendo, con una actividad puntual que permita a la empresa producir los bienes, comercializar los bienes y prestar los servicios. Nos estamos refiriendo al principio de causación.

Recuerda que gestionar correctamente los gastos deducibles en tu empresa es importante tanto para la optimización fiscal como para la mejora de la gestión financiera dentro. Además, la correcta presentación de los gastos minimiza los problemas a la hora de cumplir con las leyes fiscales y evitar “problemas” con DGI.

6. Asegurarte que los gastos deben ser reales

Una mala práctica es incluir gastos que no corresponden a su generación de renta, sino a gastos personales de los socios o directivos. Es importante tener claro que, aunque los documentos soporte de la erogación estén a nombre de la empresa eso no significa que este simple hecho (indicar el nombre en la factura y/o recibo), sin estar vinculado a la actividad económica de la empresa, justifica que el gasto sea deducible.

La documentación debe ser veraz y estar correctamente emitida de acuerdo con las regulaciones fiscales actuales.

7. No convertir un gasto en deducible con la aplicación de retención

Otra mala interpretación de la norma tributaria es que el pago de la retención en la fuente aplicada al pago de un gasto, lo convierte en un gasto deducible, es importante aclarar que la aplicación de la retención es un requisito para que te puedas deducir determinado gasto que ya cumplió con los requisitos legales, pero no significa que un gasto que no está vinculado con la empresa será deducible por el simple hecho de aplicar o asumir el pago de una retención en la fuente.

8. Clasificar y excluir los gastos de rentas de capital

Debes realizar ajustes a la Deducibilidad de los Gastos, según los datos registrados. Para efectos de la Declaración de IR Anual, es importante diferencial claramente cuáles son los gastos que corresponden a la actividad económica de la empresa. De tal manera que, cuando la empresa haya obtenido rentas de capital,  no se podrán considerar la totalidad de los gastos contables pues estos gastos contribuyeron tanto para la obtención de rentas de actividad económica y rentas de capital. Es esencial hacer una distinción, separación y exclusión de todos los gastos vinculados a los ingresos, como arrendamiento de oficinas, bodegas, equipo rodante o de cómputo.

Los gastos que debes informar en la Declaración de IR anual corresponden únicamente a los gastos que están vinculados con las rentas de Actividades Económicas. Por lo tanto, resulta de suma importancia que el área contable, mensualmente identifique qué gastos deben excluirse de los gastos deducibles para efectos del IR Anual.

9. Contar con una Política de Gastos.

Las salidas de efectivo, las erogaciones de caja chica no necesariamente son gastos a ser deducibles del IR. Un movimiento de efectivo puede que realmente sea un gasto real de la empresa pero que para poder ser deducibles deben estar debidamente soportados, es aquí donde entra en juego la Política de Gastos que es la guía para que la empresa conozca como se originan los gastos, su clasificación, la verificación de su realización, el pago y el resguardo.

Los gastos no pueden realizarse deliberadamente, sino que deben seguir una ruta especifica que no dependa de la persona de turno en el área contable, sino que independientemente de la persona en la silla del contador, este pueda contar con las cotizaciones, facturas, recibos, retenciones, listas de asistencias, contratos, etc. Esta información permitirá que estos se clasifiquen correctamente y que cuenten con los soportes correspondientes.

Hay que tener en cuenta que no todos los gastos son deducibles al 100%, ya que algunos tienen límites máximos o están sujetos a restricciones específicas.

Así mismo, se podrá demostrar que el gasto ha sido realizado en el ejercicio fiscal correspondiente. Por lo general, los gastos deben de haber sido devengados (generados) y pagados durante el ejercicio fiscal en el que se pretenden deducir.

10. Contabilizar los gastos correctamente

Para que los gastos incurridos se contabilicen correctamente en ambos libros contables, Libro de Diario y Libro Mayor, se debe contar con un Manual Contable que guie el proceso de registro.

Los inadecuados registros contables pueden invalidar un gasto que realmente ocurrió para la generación de la renta gravable. Se puede cometer el error de contabilizar como gasto un monto que realmente corresponde a un componente del costo, por lo que al momento de una revisión se puede rechazar el monto de gasto sin que se incorpore al costo.

La contabilidad misma debe estar elaborada con documentos que soporten válidamente lo que en ella se consigne, y no se pueden ingresar en la contabilidad pagos que carezca del soporte idóneo.

Para llevar a cabo esta tarea con éxito las empresas tienen que administrar la contabilidad de forma ordenada y completa, registrando todos los gastos, ya sean deducibles o no, de forma clara y detallada. Esto permitirá, al mismo tiempo, mantener un buen seguimiento de los gastos y facilitar el trabajo durante una posible inspección o auditoría fiscal.

El contribuyente no puede pretender que la DGI acepte costos y gastos por el simple hecho de que figuren en la contabilidad, cuando carecen de una factura sabiendo que la ley lo exige.

11. Clasificar y soportar adecuadamente los gastos empresariales

Gastos de personal: Planillas de Salarios, cotizaciones a la Seguridad Social, Liquidaciones de indemnizaciones por finalización laboral, contratos de trabajo.

Gastos de suministros: Facturas de electricidad, agua potable, servicio de telefonía, etc.

Gastos de Transporte: Facturas de combustible, contratos generales de reparaciones y mantenimiento de equipo rodante, recibos de peaje, rutas de distribución, políticas de viáticos de alimentación, etc.

Gastos de representación: Facturas de servicios de alimentación, boletos de los viajes, invitaciones a eventos, rendiciones de fondos sujetos a cuentas, política de viáticos, etc.

Gastos de formación: Política de Beneficios a trabajadores, solicitud de parte de los trabajadores, cotizaciones, recibos que evidencien la participación en cursos, seminarios o congresos, certificados de participación, etc.

Gastos de publicidad y marketing: Pago de anuncios en redes sociales, medios televisivos o radiales, copia del contenido de los anuncios, copia de un ejemplar de folletos, pagos de los dominios de las páginas web, informe de estadísticas de los anuncios, etc.

Gastos de Depreciación y amortización: Detalle de los cálculos del gasto por depreciación y amortización de los activos fijos que pueden ser bienes de equipo físicos e intangibles como software, licencias, etc. Así mismo, se debe contar con un archivo físico y electrónico de las facturas que componen el detalle de los activos fijos.

12. Consultar con un asesor fiscal

La ayuda de un profesional contable y tributario además de ayudarte a comprobar que los gastos cuentan con los soportes suficientes te puede brindar otras ideas de como soportar gastos que no sean comunes en la empresa por haber sucedido un evento que no tenía precedentes anteriormente. Así mismo, te podrá ayudar en buscar alternativas para cuando se imposible contar con los soportes que ya han sido establecidos en la Política de Gastos de la empresa.

13. Soportar los Gastos de personal de Venta

Si el personal de ventas está regulado bajo una relación laboral, entonces para que los gastos por el pago de comisiones sean deducibles, además de contar con las planillas de salarios también se deben contar con las memorias de cálculos de las comisiones. Se debe contar con una matriz que refleje claramente que la comisión que está siendo pagada corresponde a la realización de ventas durante determinado periodo.

Siendo que el salario será variable, entonces debes llevar control de la memoria de cálculo del IR por Rentas del Trabajo.

En ocasiones, se cuenta con personal sub contratado al cual se le paga comisiones por las ventas realizadas, bajo una modalidad de comisionista sin ser un trabajador de la empresa. Si el contrato indica que se debe entregar un informe de las ventas realizadas, debes asegurarte de que para poder realizar el pago cuentes con ese informe además de las estadísticas de ventas, la retención correspondiente.

14. Soportar los Gastos de la Flota Vehicular

Combustible: Los gastos de combustible para los vehículos utilizados en la actividad económica deben contar con su expediente, que demuestre que determinado vehículo es propiedad de la empresa. En caso de que se pague combustible a la fuerza de ventas, debe estar respalda por la Política de la empresa en la que se estipule el monto a pagar y la forma de cómo se pagará.

Mantenimiento y Reparaciones: Los gastos de reparaciones de vehículos utilizados en la actividad económica se diferencian del área en la que están destinados, es decir, los utilizados en el área de reparto y los que están destinados al área administrativa. En la Política de gastos se establece la periodicidad para brindar mantenimiento preventivo. Por cada compra de repuestos, pago de mano de obra deben se contar con los soportes correspondientes como facturas, contratos, recibos, retenciones, etc.

Alquiler de Vehículos: Cuando se recurra al arrendamiento de vehículos para asistir a actividades de promoción de productos o servicios, o realización de eventos, participación de capacitaciones, etc. Además de contar con la respectiva factura, se debe indicar claramente el objetivo de la actividad.

15. Soportar los Gastos Promocionales

Regalos a Clientes: Los bienes entregados a los clientes potenciales y clientes activos son gastos deducibles, siempre que estén debidamente justificados, con los soportes como actas de entrega, cartera de promociones, Política de Descuentos.

16. Soportar los gastos de capacitación del Personal

Los cursos de formación para los trabajadores son gastos deducibles, siempre que estén relacionados con la actividad económica y puesto que el trabajador desempeña o desempeñará derivado de un ascenso o promoción.

La Política de Beneficios a los trabajadores regula el otorgamiento de ayudas para la participación a seminarios, talleres, Congresos, carreras universitarias o maestría que permitan un desarrollo profesional. En este documento debe estar contenido cada uno de los pasos que se deben de cumplir para que se otorgue el beneficio y los soportes que se deben contar: Carta de solicitud, programa del evento, cotización, facturas, certificados de participación, calificaciones, carta de compromiso para transmitir sus conocimientos en caso de que así se haya acordado, entre otros

17. Soportar los Gastos de publicidad y marketing

Los gastos de marketing no se limitan a la creación de anuncios, entrega de souvenirs o folletos impresos, sino también a la contratación de espacios en ferias, edecanes, viáticos de hospedaje y alimentación para atender stands publicitarios en actividades organizadas por otras empresas, anuncios en redes sociales, contrataciones de influencers, coordinaciones con otras marcas, etc. Independientemente de la manera de hacer publicidad es importante contar con los soportes que evidencian el pago, fotografías de la realización de los eventos, contratos, facturas, recibos, aplicación de retenciones en la fuente, etc.

18. Soportar los Gastos financieros

Los gastos por intereses de préstamos, comisiones bancarias, etc. serán deducibles siempre que cuenten con los contratos que sustenten dichos préstamos, también se deberá demostrar que el objetivo de la adquisición de esos préstamos era para la realización de mejoras, apertura de nuevos canales de distribución, nuevos mercados, mejora de infraestructura, en fin que están vinculados para continuar generando renta o para su mantenimiento.

Si el préstamo fue utilizado para cubrir gastos personales de los directivos entonces, los gastos de intereses no serán deducibles para efectos del IR Anual.

19. Contar con un Sistema de archivo de los documentos soporte

Clasificar, etiquetar y resguardar los soportes que justifican tus gastos facilitan la identificación de los gastos.

Contar con un Procedimiento para el resguardo de la información es esencial para que los soportes estén ubicados donde corresponden. La empresa debe definir donde deben estar colocados los soportes. En ocasiones, los documentos están dispersos y el momento de una fiscalización se entregan los documentos que están adjuntos a los registros contables obviando que, por el estilo propio del archivo, el resto de los soportes están colocados en otro lugar.

Recordemos que a como en cualquier departamento de la empresa, hay rotación en el área contable, y que si después de 4 años se realiza una fiscalización y el contador es relativamente nuevo en la empresa, podría no facilitar la entrega de los soportes ocasionando que se establezca un reparo por no haberle suministrado la documentación a pesar de que la empresa cuenta con ella (pero que está archivada en otro espacio).

20. Utilizar herramientas de software de contabilidad

El software de contabilidad automatiza el proceso de seguimiento de gastos, lo que simplifica la preparación para el pago de impuestos. Realizar cálculos manuales además de ser más probable que se comentan errores también hace más lento el proceso para que se cuenten con detalles adiciones que son soportes de otros pagos.

Utilizar un sistema contable que te permita generar informes financieros precisos con solo unos clics, ahorrando tiempo y minimizando errores manuales, por ejemplo, el pago de comisiones a los vendedores o incentivos al personal del área de Cartera y Cobro por su desempeño en la eficiente recuperación.

21. Separar tus finanzas personales y comerciales

La realización de conciliaciones bancarias, para asegurarnos que todos los gastos fueron registrados es una buena práctica contable que permite contar con registros correctos.

Si la Gerencia, Propietarios o los socios no tienen una cultura de control y por ente no tienen cuentas bancarias separadas para sus finanzas personales y las de la

empresa entonces dificulta la labor del contador para realizar las conciliaciones, impidiendo que la identificación de transacciones comerciales y personales.

La Gerencia debe brindar tanto las condiciones como las herramientas necesarias para que el área contable realice sus procedimientos de control.

22. Analizar los costos de ventas para determinar el comportamiento de los costos

La realización de un análisis de los costos en relación a los gastos te puede ayudar a determinar si un gasto no está siendo incorporado. Así mismo, te permitirá identificar el comportamiento o tendencia en relación al alza o aumento “no justificado” de los costos o gastos.

Si ya cuentas con tu estructura de Costos, podrás manejar cual es la tendencia de los costos y gastos a medida que aumentan los ingresos en la empresa.

23. Soportar los gastos de las Gerencias

En las empresas familiares es primordial tener cuidado con los gastos, a fin de que no sean confundidos con gastos personales y, por ende, sean calificados por la autoridad como no deducibles.

En ocasiones, el propietario que realiza funciones de gerente general, gerente de ventas o gerente financiero no está en planilla y la Administración Tributaria podría no reconocer estos gastos y determinar que todos los gastos relacionados son gastos personales. Por lo tanto, es esencial soportar los gastos a los socios o dueños de la empresa con Políticas, contratos, actas, etc.

24. Soportar los Gastos por robos y hurtos

Las debilidades de control interno que faciliten las condiciones para que cierto personal de la empresa realice actividades ilícitas como la sustracción de inventario o efectivo, no son deducibles sino se lleva a cabo el proceso de denuncia policial.

No basta con el simple registro contable del gasto adjuntado de soporte un acta de aceptación de parte del trabajador, sino que se debe contar con todo un expediente del caso.

25. Conocer las regulaciones fiscales locales: Municipales

Los impuestos municipales que no se paguen correctamente y ellos ocasione un mayor pago de impuestos a través de multas y sanciones, estos gastos no serán deducibles para efectos del IR.

Es importante que si la empresa distribuye productos en diferentes departamentos de Nicaragua, realice sus declaraciones en el municipio que corresponde. No basta con pagar sino pagar correctamente en la municipalidad que corresponde.

Puede suceder también que, en un periodo fiscal no se reconoció el gasto de impuestos sobre ingresos, y hasta que la Municipalidad realiza un proceso de fiscalización hasta en ese momento se reconoce el gasto por impuesto municipales, no será deducible pues abarca periodos anteriores.

26. Soportar los gastos relacionados al teletrabajo

Si por Política empresarial se ha optado por combinar la modalidad para ciertos puestos de trabajo, y se ha optado por trabajar desde casa, puedes deducir una parte de los gastos de servicios públicos como gastos comerciales, siempre y cuando que exista un procedimiento claro que respalde los pagos realizados por el reconocimiento de dichos gastos.

También se deben contar con controles del inicio y finalización del inicio de labores.

27. Planificar las inversiones a largo plazo

Elegir el momento adecuado en el que realizarás tus inversiones a largo plazo puede influir en la cantidad de gastos a deducirte e incidir en los impuestos que pueden reducir tu carga fiscal.

¿Cuándo es el momento oportuno para invertir? ¿Cuál es el método correcto para iniciar la inversión para que comience a generar ingresos gravables?

28. Realizar donaciones caritativas

Si bien es cierto que las donaciones a organizaciones benéficas pueden proporcionar deducciones fiscales significativas y ayudar a la comunidad, también es cierto que si se otorgan a organizaciones que cuentan con los requisitos legales entonces dicho gasto no será deducible del IR

Cada donación debe ser soportada con: Constancias del Ministerio de Gobernación, recepción de la donación, carta de solicitud, fotografías, etc.

29. Soportar los malos créditos

La concesión de créditos se realiza pensando en un aumento de las ventas y en mantener una sana relación con el cliente. Sin embargo, en ocasiones se producen retrasos en los pagos de los clientes, y en otras ocasiones impagos de parte de los clientes.

Contar con una Política de Cobranza será crucial para guiar al personal para la gestión de recuperación de estos créditos, documentando cada gestión administrativa, judicial y extrajudicial.

Sin una adecuada documentación, además de perder el crédito puedes perder tiempo productivo del personal encargado y pagar mas impuestos al no aprovechar ese gasto como deducible.

30. Realizar proyecciones fiscales anuales

Mantener un registro detallado de tus declaraciones de impuestos anteriores te permite comparar con la declaración del periodo actual para identificar la omisión o duplicidad de ciertos gastos.

31. Soportar las Mermas y Destrucciones de inventario

Dependiendo del giro de negocio que tengas, debes contar con un procedimiento que resuma los estudios técnicos realizados y que establezca la metodología de como clasificar los inventarios obsoletos que deban ser dados de baja. Quienes deben estar y firmar al momento del levantamiento del acto de verificación y dar de baja a los inventarios.

Así mismo, el personal debe conocer en qué momento se debe iniciar el procedimiento para registrar las mermas y los documentos a soportar.

Finalmente, de manera general enfatizo que los gastos deben estar bien soportados y no olvidar que:

• La factura o contrato debe reflejar una fecha dentro del período que estás declarando, es decir, del año 2023. No se admiten gastos que correspondan a otro período fiscal.
• Debes haber aplicado la retención del Impuesto sobre la Renta (IR). Recuerda siempre emitir una constancia de retención y enterar este pago a la DGI.
• Todos los gastos deben estar relacionados a la generación o mantenimiento de la fuente generadora de renta gravable, es decir que estén vinculados con la actividad principal de tu negocio o las actividades registradas en la Administración Tributaria.
• Debes soportar documentalmente con facturas (recuerda verificar que lleven tu razón social y número RUC), contratos (cuando sea aplicable), constancias de retención, comprobantes de pago, constancias de egresos para aquellos gastos que no es posible obtener una factura (por ejemplo: taxis).
• La DGI te podría solicitar que tengas políticas o reglamentaciones de: beneficios a trabajadores, gastos administrativos, descuentos y promociones, costos de mercaderías, margen de comercialización, entre otros.

Es importante que declares correctamente tus costos y gastos, ya que esta obligación IR Anual podría ser revisada por la DGI en los próximos cuatro años

II- BASE LEGAL

Art. 35 Base imponible y su determinación.

La base imponible del IR anual de actividades económicas es la renta neta. La renta neta será el resultado de deducir de la renta bruta no exenta, o renta gravable, el monto de las deducciones autorizadas por la presente Ley.

“Art. 39 Costos y gastos deducibles. Son deducibles los costos y gastos causados, generales, necesarios y normales para producir la renta gravable y para conservar

su existencia y mantenimiento, siempre que dichos costos y gastos estén registrados y respaldados por sus comprobantes correspondientes”

“Art. 42 Requisitos de las deducciones.

La deducción de los costos y gastos mencionados en el artículo 39 de la presente Ley será aceptada siempre que, en conjunto, se cumpla con los siguientes requisitos:

1. Que habiendo efectuado la retención se haya enterado el pago a la Administración Tributaria, el gasto será deducible en el período fiscal en que se cumplan el pago de las retenciones o contribuciones; y
2. Que cuenten con los comprobantes de respaldo o soportes.”

Artículo 42 de la Ley 822, Ley de Concertación Tributaria es clara al establecer, los requisitos que se deben cumplir son los siguientes: 1. Que el gasto sea del período fiscal en el que se pretende deducir, 2. Que se haya efectuado la debida Retención en la Fuente y la misma haya sido enterada a la Administración Tributaria, de lo contrario, el gasto será deducible en el período en que se entere dicha retención, 3. Que esté debidamente registrado en la contabilidad y soportado documentalmente y 4. Que contribuya a la generación de renta gravable de la empresa, y reiteramos que los montos declarados cumplen con estos requisitos, puesto que todos los costos y gastos están relacionados con la operación y la actividad económica de la empresa,  y  se cuentan con todas las FACTURAS, RECIBOS y demás soportes correspondientes, que cumplen con cada uno de los requisitos anteriormente mencionados,  y de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1357, Ley para el Control de las Facturaciones, conocido como Ley de Imprenta Fiscal, que en sus considerandos establece lo siguiente:

“Que resulta indispensable ejercer control sobre la emisión de facturas o recibos utilizados en las operaciones de compra-venta de bienes o servicios, por cuanto las mismas respaldan anotaciones contables y dan fe, además, de la existencia de créditos fiscales.”

Código Tributario en el art. 103 numeral 5 establece:

“Artículo 103.- Son deberes formales de contribuyentes y responsables, los relacionados con la obligación de:

5. 5. Emitir facturas y comprobantes en la forma y contenido que exigen las leyes y demás disposiciones de la materia;”

III-  Acciones Previas al Cierre

1. Revisa todas las transacciones efectuadas en el periodo 2023
2. Revisa si las transacciones cuentan con la documentación soporte correspondiente
3. Confirma si fueron aplicadas y pagadas todas las retenciones correspondientes
4. Implementa acciones de corrección