El Dolor de la Ineficiencia

Maximiza tu Rentabilidad: Cómo implementar un Sistema de Control Interno Efectivo

 Tomar la decisión de emprender, iniciar un negocio o dar continuidad a la empresa de los padres es una de las decisiones más dificiles. Es una situación donde luchas con el temor a lo descocido y la incertidumbre si lo harás bien o no. Adicionalmente considerar dejar un trabajo fijo o invertir los ahorros de tu vida. Incursionar en el mundo de los negocios no es decisión fácil, peor aún cuando no se tiene una guía de cómo 🤔administrar correctamente la empresa.

Sin embargo, a pesar de las dudas has decidido crear tu propia empresa. Ahora que estás en el mundo empresarial, donde cada centavo cuenta☹️, implementar un sistema de control interno eficaz no solo es una necesidad sino una estrategia inteligente para maximizar tu rentabilidad. Es aquí donde muchos empresarios y emprendedores con mentalidad de empresarios, incluido tú, podrían enfrentar desafíos cruciales, pero también encontrar oportunidades para tu crecimiento y la estabilidad financiera.

Entendiendo el Control Interno

Lo primero que debes comprender es que puedes realizar las operaciones de tu empresa con un nivel mínimo de control, que al final te costará recursos económicos y tiempo🧐.

Por lo que, lo mas recomendable es comprender que el Control Interno es un conjunto de procesos diseñados para asegurar la eficiencia operacional, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las normativas. Abarca desde la estrategia hasta la operación diaria, enfocado en lograr tus metas y proteger los activos de tu empresa.

El Dolor de la Ineficiencia

Imagina la frustración 😢de descubrir que los recursos de tu empresa se desperdician debido a procesos ineficientes o fraudes no detectados. Esta es una realidad que muchos empresarios enfrentan, donde la falta de un control interno adecuado erosiona las ganancias y aumenta los riesgos financieros.

Recuerdas cuando le brindabas un consejo a tu hijo e hija y no era aceptado? Las consecuencias eran inevitables, tarde o temprano, aunque te doliera iba a aprender la lección a un costo mayor si hubiera atendido a tu consejo. Lo mismo ocurre con el empresario que considera que no es necesario implementar buenas prácticas de control interno, independientemente de la edad y tamaño de su empresa. Tarde o temprano aprenderá la lección. Al igual que en el consejo a un hijo, las medidas preventivas en el control interno pueden evitar problemas mayores en el futuro. Desde ya te motivo a actuar proactivamente en la implementación de controles internos para evitar aprender "la lección" de la manera difícil🥴.

La Aspiración de Eficiencia

Tu objetivo, como empresario visionario, es asegurar que cada acción y cada gasto en tu empresa contribuyan directamente a su crecimiento y estabilidad👋. Quieres asegurarte de que tu empresa no solo sea rentable sino también respetuosa de las leyes y regulaciones, evitando sanciones que puedan manchar su reputación y afectar su estabilidad financiera.

Consejos Prácticos para que puedas Implementar un sistema de CI

1. Establece Claramente tu Misión y Visión: Define los objetivos estratégicos y operacionales de tu empresa. Esto te proporcionará una hoja de ruta clara para alinear tus procesos de control interno. Saber dónde ir es el primer paso para iniciar cualquier viaje, incluido este viaje empresarial.

2. Mapeo de Operaciones: Analiza las actividades y tareas en todos los niveles de tu empresa. Esto te ayudará a identificar áreas de riesgo y oportunidades para mejorar la eficiencia. Aunque tu empresa no cuente con todas las áreas o departamentos, si debes mapear las funciones de esas areas aunque las realice una misma persona. Recuerda que a medida que crece tu negocio irás incorporando nuevo personal e irán adoptando esas actividades ya definidas.

3. Identifica y Evalúa Riesgos: Trabaja con los responsables de cada área para identificar posibles riesgos y determinar la tolerancia de tu empresa hacia estos. Los riesgos no tienen el mismo impacto en caso de materializarse, por lo que una vez identificados te puedes preguntar: Qué tan costoso sería el impacto en caso que ocurría este riesgo en la empresa?

4. Desarrolla y Comunica Políticas: Crea manuales, políticas y procedimientos claros. Asegúrate de que todos en la empresa comprendan y sigan estas directrices. Las personas tenemos un estilo diferente para realizar las tareas. Como lider empresarial debes definir los lineamientos que no son negociables para tu cultura empresarial. Esto no significa que no habrá lugar a la creatividad.

5. Capacitación Continua: Educa a tu equipo sobre la importancia del control interno y cómo su correcta implementación contribuye a la salud financiera de la empresa. Si bien es cierto, destinar recursos a un personal que se mueve cada vez a mayor velocidad, también es cierto que contar con personal no capacitado afecta la eficiencia de las operaciones de tu empresa, relentiza procesos e impide su crecimiento.

6. Monitoreo y Mejora Continua: Establece comités para evaluar y mejorar regularmente los procesos de control interno, asegurando su efectividad y adaptabilidad a los cambios en el entorno empresarial. Todo cambia, lo unico permanente es el cambio. Si implementaste ciertas practicas debes evaluar si son realmente efectivas, si hay una circunstancia que cambió y que ahora la práctica perdió efectividad. Este monitoreo te permite reaizar los ajustes pertinentes.

Te comparto la experiencia de un empresario

El propietario de una empresa con el objetivo de optimizar las operaciones del personal, consideró la adquisición de nuevos equipos de cómputo para el área administrativa de su empresa, sin embargo debido a la falta de un sistema de control interno adecuado, pagó por productos  con caracteristicas diferentes a las solicitadas, equipos con inferiores capacidades. Estas situaciones pueden evitarse con un sistema de control interno robusto que verifique y valide cada transacción y compromiso.

Te invito a

Implementar un sistema de control interno efectivo para lograr la sostenibilidad financiera y operativa de tu empresa. No solo te protege contra riesgos y pérdidas innecesarias sino que también afirma tu compromiso con la integridad y la excelencia empresarial.

Sigue estos consejos y tu empresa avanzará el el camino correcto hacia una rentabilidad sostenida y un crecimiento saludable.